User Interface Research Group - Masatomo Kobayashi - Wordで論文

Wordで論文

日本語版Microsoft Office 2000およびAdobe Acrobat 5.0を元にした覚書です。主に英語論文を執筆する上で必要となる情報を集めています。

目次

  1. 参考文献一覧の作成・参照
  2. 図表番号の付加・参照
  3. 図表の固定
  4. PowerPointを介したExcelグラフの挿入
  5. ダブルスペース書式(学位論文向け)
  6. 段組最終ページの高さ調整
  7. 英文書校正・評価
  8. 記号の入力
  9. PDF形式への変換
  10. 備考

参考文献一覧の作成・参照

行頭に[1]~[n]と番号が振られた参考文献一覧について。

作成
メニュー「書式‐箇条書きと段落番号」→タブ「段落番号」より「1. 2. 3.」を選択して数字リストを作成
同じく「変更」より「連番の書式」を「1.」から「[1]」へ変更
参照
メニュー「挿入‐クロス リファレンス」より「参照する項目」を「番号付きの項目」、「クロス リファレンスの文字列」を「段落番号」として当該の「参照先」を選択

図表番号の付加・参照

Figure 1~Figure nと番号が振られたキャプション付きの図表について。Table 1~Table n等も同様です。

付加
当該の図表を選択してメニュー「挿入‐図表番号」より「ラベル名」を「Figure」、位置を「選択した項目の下」として「図表番号」フィールドにキャプションを入力
メニュー「書式‐段落」→タブ「改ページと改行」より「次の段落と分離しない」をチェック
挿入されたキャプションを選択してメニュー「書式‐段落」→タブ「改ページと改行」より「段落を分割しない」をチェック
参照
メニュー「挿入‐クロス リファレンス」より「参照する項目」を「Figure」、「クロス リファレンスの文字列」を「番号とラベルのみ」として当該の「参照先」を選択

図表の固定

当該の図表を選択してメニュー「書式‐図」→タブ「レイアウト」より「折り返しの種類と配置」を「行内」とすれば、執筆作業中に挿入済みの図表が予期せぬ移動をしてしまう事故を防ぐことができます。

そのままでは「行内」を選択できない場合は(オートシェイプ等):

  1. 当該の図表を選択してCtrl+Xで切り取り
  2. メニュー「編集‐形式を選択して貼り付け」より「貼り付ける形式」を「図(拡張メタファイル)」を選択して貼り付け
  3. 貼り付けた図表を選択してメニュー「書式‐図」→タブ「レイアウト」より「折り返しの種類と配置」を「行内」に

なお、論文の1カラム目の下端によくある著作権表示用のテキストボックスも同様に不慮の事故を起こしやすいので、当該のテキストボックスを選択してメニュー「書式‐テキスト ボックス」→タブ「テキスト ボックス」より「レイアウト枠に変換」を実行しておきましょう。

PowerPointを介したExcelグラフの挿入

Excelグラフを図形として編集したい場合は、PowerPointスライド上で作業を行うと良いでしょう。

Excelでの作業
グラフを選択してCtrl+Cでコピー
PowerPointでの作業
適当なスライド上にCtrl+Vで貼り付け
貼り付けたグラフを選択してコンテキストメニュー「グループ化‐グループ解除」
任意の編集の後、必要な部分を選択してコンテキストメニュー「グループ化‐グループ化」
グループ化したグラフを選択してCtrl+Cでコピー
Wordでの作業
適当な位置にCtrl+Vで貼り付け

但し、グループ解除時にグラフが歪んでしまいがちなので注意が必要です。

ダブルスペース書式(学位論文向け)

メニュー「書式‐スタイル」より「スタイル名」欄の「標準」を選択して「変更」→「書式‐段落」→タブ「インデントと行間隔」より「行間」を「2 行」にします。

現在の段落のみを設定するなら、メニュー「書式‐段落」→タブ「インデントと行間隔」より以下同様です。

段組最終ページの高さ調整

最終ページの末尾にカーソルを置きメニュー「挿入‐改ページ」より「現在の位置から開始」を選択してセクション区切りを挿入すると、各カラムの高さが平均化されます。

英文書校正・評価

綴り・文法チェックと読みやすさの評価について。あらかじめ文書校正ツールをインストールしておく必要があります。

  1. メニュー「ツール‐オプション」→タブ「文章校正」より「文書の読みやすさを評価する」をチェック
  2. メニュー「ツール‐その他の校正ツール‐言語の選択」より「英語」を選択、「スペル チェックと文章校正を行わない」のチェックを解除

以上の準備を済ませておくと、F7キーで綴りや文法を校正可能です。校正完了後、「読みやすさの評価」ダイアログが出現します。「Readability」各項については下記:

Passive Sentences
全文中に含まれる受動文の割合
20%程度が適切か
Flesch Reading Ease
平均文長、音節数より算出される可読性(数値が大きいほど容易)
論文の場合は40~50程度が一般的、70~80になると童話
値が低い場合は文を分割する等の工夫を
式:206.835 - 1.015W - 84.6S
Flesch-Kincaid Grade Level
平均文長、音節数より算出される難易度(数値は学年に対応)
式:0.39W + 11.8S - 15.59

但し、Wは一文あたりの平均単語数、Sは一語あたりの平均音節数です。

記号の入力

文中に記号を入力する方法について。日本語IMEから「かける」「やじるし」等で入力できる記号は日本語フォントなので注意。また、初期設定の場合「<--」または「-->」よりオートコレクト機能で入力できる矢印はWingdingsフォントなので注意。

×、←、→
メニュー「挿入‐記号と特殊文字」→タブ「記号と文字」より「フォント」を「(英数字用のフォント)」として「×」「←」「→」を選択(「フォント」は適宜選択する事)
©、®、™
半角で「(c)」「(r)」「(tm)」を入力(オートコレクトが有効の場合)
×、←、→と同様にメニューより入力(オートコレクトが無効の場合)

PDF形式への変換

以下の作業は、Acrobat Distillerのインストールされた環境で行います。

  1. メニュー「ファイル‐印刷」より「プリンタ名」を「Acrobat Distiller」として「プロパティ」→タブ「Adobe PDF 設定」より「ジョブオプションの編集」内の項目を適切に設定して印刷
  2. 完成したPDFファイルをAcrobatで開き、Ctrl+Alt+Fで「フォント情報」より日本語フォントが混入していない事を確認
  3. 英語環境で正常に閲覧できるかどうか確認(英語環境がある場合)

ACM等への投稿用に設定したジョブオプションを用意しました(Paper.joboptions)。このファイルを%ProgramFiles%\Adobe\Acrobat 5.0\Distillr\Settings(標準設定の場合)内に保存して、上記のタブ「Adobe PDF 設定」より「ジョブオプション」を「Paper」として下さい。

備考

内容や記述の誤り、必要な情報の欠落等、お気付きの点を下記筆者までお知らせ下さい。

KOBAYASHI Masatomo <kobayash at is.s.u-tokyo.ac.jp>
Last Updated: Wed, 26-Jan-2005 JST